¿Cómo procesas las facturas?
Tienes un equipo de cuentas por pagar que recoge estas facturas en formato PDF o papel y luego se toma el tiempo para revisar manualmente los detalles, verificarlos y liberar los pagos. Esto puede funcionar si tienes algunas facturas que procesar cada mes. Pero, ¿qué pasa si tienes un gran número de solicitudes de pago de proveedores, reembolsos de gastos de empleados y facturas de suministros, entre otras?
En este seminario web, descubrirás cómo las capacidades de IA de Asipps pueden impulsar la próxima generación de transformación de procesos de negocio.
Automatiza Tu Facturación con Procesamiento de Facturas Inteligente
Piensa en el tiempo que gasta tu división de Cuentas por Pagar realizando esta tarea manualmente. Errores, retrasos y tiempo y esfuerzo desperdiciados son inevitables. No se puede negar que, incluso hoy, los métodos manuales de facturación siguen siendo prevalentes en la organización, pero también es imposible negar que en un mundo en constante evolución, es necesario modernizar estos métodos primitivos y adoptar lo nuevo. Aquí es donde la automatización muestra su potencial.
Los beneficios del procesamiento automatizado de facturas son muchos. Un sistema automatizado puede eliminar procesos manuales ineficientes que ralentizan la liberación de pagos, reducir errores de procesamiento y proporcionar a los empleados, que de otro modo estarían abrumados con el papeleo, la libertad para enfocarse en otras tareas.
¿Cómo Funciona el Procesamiento Automatizado de Facturas?
La automatización del procesamiento de facturas ha evolucionado más allá de la tecnología básica de Reconocimiento Óptico de Caracteres, hacia mucho más. Hoy en día, hay varias opciones que automatizan todo el ciclo de compra a pago, desde la digitalización hasta la extracción de datos y el archivo de información de facturas. Ya sea en papel o en formato electrónico, el software adecuado puede extraer información importante de manera inteligente, validarla según un conjunto de reglas predefinidas y hacer que todo el proceso sea sin complicaciones. Con el sistema adecuado, puedes reemplazar facturas perdidas, pagos atrasados y una falta de visibilidad en los procesos manuales.
Beneficios del Sistema de Procesamiento Automatizado de Facturas:
Consulta los siguientes beneficios de un sistema de procesamiento automatizado de facturas y aprende cómo esta tecnología puede transformar la forma en que gestionas tus cuentas por pagar. Los 10 principales beneficios son:
1. Procesar Facturas Más Rápido
Sin una herramienta automática de procesamiento de facturas, puede tardar hasta 2 semanas en procesar solo unas pocas facturas, validar los números y obtener aprobaciones. Un sistema automatizado puede reducir el tiempo considerablemente al establecer un flujo de trabajo optimizado para el proceso.
2. Reducir Errores
La entrada manual de datos es propensa a errores, ya que se involucran múltiples capas de comunicación entre diferentes departamentos. Facturas perdidas, errores de cálculo y errores de proceso pueden ocurrir en cualquier momento, especialmente cuando hay un gran número de elementos por procesar. Gracias a un sistema de procesamiento de facturas, puedes eliminar errores y aumentar la precisión.
3. Evitar Retrasos y Tarifas Atrasadas
Cuando hay múltiples facturas de proveedores y vendedores que atender, es probable que haya muchos errores con un proceso manual. A veces, los acuerdos con los proveedores incluyen tarifas y penalizaciones por retrasos, lo que aumentará tus costos. Un sistema automatizado de procesamiento de facturas puede ayudarte a evitar estas penalizaciones y procesar las facturas más rápido.
4. Maximizar la Visibilidad
Filtrar a través de pilas de papel y archivos manuales hace que sea imposible obtener una visión completa de todo el proceso. La falta de transparencia puede llevar a problemas no abordados, incluidos procesos ineficientes, gastos subreportados y acumulaciones incompletas, entre otros. Los beneficios del procesamiento automatizado de facturas son que aumenta la visibilidad a lo largo de la cadena de procesos y te proporciona toda la información necesaria para abordar problemas en tiempo real.
5. Mejorar las Relaciones con Proveedores
Tus relaciones con proveedores externos son cruciales para el negocio. Los pagos tardíos o el procesamiento incorrecto de facturas pueden resultar en relaciones tensas, lo que puede tener un impacto negativo en tu negocio. Un sistema automatizado de procesamiento de facturas puede ayudar a fomentar relaciones positivas asegurando pagos a tiempo y eliminando las llamadas y molestias que los proveedores suelen enfrentar.
6. Monitoreo e Informes
Con la mayor transparencia que aporta la automatización, tu negocio puede monitorear fácilmente los gastos y entender dónde se gasta el dinero y cuándo. La mayoría de las herramientas automáticas de procesamiento de facturas están equipadas con capacidades de informes y análisis extensos que proporcionan una representación visual de los datos en tiempo real, lo que te ayuda a tomar decisiones comerciales adecuadas.
7. Libera tus Recursos
El trabajo manual tedioso asociado con el procesamiento de facturas puede dejar a tu división de Cuentas por Pagar con poco tiempo para hacer otra cosa. Con una herramienta automática de procesamiento de facturas, puedes acelerar las cosas y liberar a tus recursos del trabajo repetitivo y manual, permitiéndoles encargarse de tareas más importantes.
8. Retorno de Inversión Rápido y Ahorros
Piense en el tiempo que ahorras al procesar cada factura. ¿Y qué hay del número reducido de recursos que ahora utilizas para el trabajo? Además, ya no estás pagando tarifas o penalizaciones por retrasos. El efecto acumulado de implementar la automatización en tu departamento de procesamiento de facturas genera un retorno de inversión rápido y también se traduce en grandes ahorros a largo plazo.
9. Personalización de tus Procesos
Mejora tu procesamiento de facturas personalizando los procesos para las necesidades específicas de tu empresa. Por ejemplo, si recibes facturas a través de múltiples canales – correos electrónicos, correos postales o fax, puedes configurar la herramienta para acumular datos de todas estas fuentes o si tienes un proceso de aprobación de múltiples pasos, puedes configurar el flujo de trabajo automatizado según lo desees. Esto te da el control y la libertad de escalar según sea necesario.
10. Obtener una Ventaja Competitiva
A pesar de las enormes ventajas asociadas con el cambio a la automatización, varias organizaciones aún están atrapadas con los mismos antiguos procesos manuales. El cambio, aunque necesario, a veces resulta difícil para muchos, y así, adoptar la automatización desde el principio te dará una ventaja competitiva, en términos de ahorro de tiempo y reducción de errores, entre otros aspectos.
Como hemos visto, los beneficios del procesamiento automatizado de facturas pueden cambiar fundamentalmente cómo se procesan las facturas y mejorar su eficiencia y efectividad.
Cómo Generar y Enviar Facturas Automáticamente
Si estás buscando implementar un Procesamiento de Facturas Inteligente en tu negocio, contáctanos aquí. Conéctate con nuestros expertos para aprender más sobre nuestra solución hoy mismo.
